Tässä asiakirjassa selvitetään muun muassa rekisterinpitäjän
yhteystiedot, rekisteröityjen henkilöiden oikeudet, rekisteriin tallennettavat
henkilötiedot ja tietojen tallentamisen tarkoitus sekä tietojen suojaamisen ja
luovuttamisen periaatteet. Henkilötietorekistereistä tulee laatia
rekisteriselosteet nojaten henkilötietolakiin sekä Euroopan Unionin yleiseen
tietosuoja- asetukseen. Tämä tietosuojaseloste toimii laajennettuna rekisteriselosteena, ja se pidetään yrityksen tiloissa vapaasti saatavilla. Jokaisen rekisteriin rekisteröidyn henkilön on syytä tutustua huolella tähän tietosuojaselosteeseen.
SISÄLLYS
1 Rekisterin nimi
2 Rekisterinpitäjä3 Rekisterin yhteyshenkilö
4 Apteekin Tietosuojavastaava5 Rekisterin julkisuus
6 Henkilötietojenkäsittelyn tarkoitus7 Rekisterin tietosisältö
8 Säännönmukaiset tietolähteet9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
10 Tietojensiirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle11 Rekisterin suojauksen periaatteet
12 Tarkastusoikeus13 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
14 Muuthenkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet15 Rekisteriintallennettavien informointi
16 Tietojen poistaminen ja säilytysaika
17 Tietosuojaselosteen hyväksyntä1 REKISTERIN NIMI
Kirkkonummen Uuden apteekin Avainasiakasrekisteri (myöhemmin
”Rekisteri”).
Rekisteriä pitää Kirkkonummen uusi apteekki (myöhemmin ”Apteekki”). Yhteystiedot:
Munkinmäentie 29, 02400 Kirkkonummi
puh. 0207281890, apteekki@kirkkonummenuusiapteekki.fi3 REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ
Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä ja muissa rekisteriä koskevissa asioissa tulee ottaa yhteyttä apteekkari Anders Karlssoniin.
Yhteystiedot:
Munkinmäentie 29, 02400 Kirkkonummi
puh. 0207281890
4 APTEEKIN TIETOSUOJAVASTAAVA
Apteekin tietosuojavastaavana toimii Maria Fernandez.
5 REKISTERIN JULKISUUS
Rekisterin sisältämät tiedot on rajoitettu yrityksen tiedoiksi ja ne ovat saatavilla vain Apteekin määrittelemille valtuutetuille käyttäjille.
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.
Apteekki käsittelee henkilötietoja henkilön allekirjoittaman
avainasiakassopimuksen, avainasiakkaan antaman suostumuksen tai oikeutetun etumme perusteella, tuottaaksemme sinulle avainasiakaspalvelun sekä kehittääksemme asiakkuutta ja palveluita ja hoitaaksemme asiakassuhdetta.
Rekisterin tarkoitus on Kirkkonummen Uuden apteekin avainasiakasrekisterin
ylläpito. Rekisterin tarkoitus on nopeuttaa ja helpottaa avainasiakkaiden
asiointia apteekissa. Rekisteriä käytetään erilaisten
markkinointitoimenpiteiden yhteydessä, joita voi olla markkinoinnin kohdentaminen, sähköpostiviesti, kirje, tekstiviesti ja muut markkinointiviestit. Avainasiakasrekisterijärjestelmä mahdollistaa myös mahdollisten muiden avainasiakasetujen tarjoamisen.
Kirkkonummen Uusi apteekki viestii avainasiakkailleen kampanjoista ja tarjouksista myös Avainapteekkien yhteisesti omistaman yhteistoimintayrityksen Avainapteekit Oy:n tarjoaman palvelun kautta. Viestiminen tapahtuu sähköpostitse. Asioinnin yhteydessä kertyviä osto- ja asiointitietoja voidaan hyödyntää markkinoinnin kohdentamisessa myös Avainapteekit Oy:n tietojärjestelmiä hyväksi käyttäen. Avainasiakastietoja käsitellään asiakkaan asioinnin yhteydessä, markkinointitoimenpiteiden yhteydessä ja muihin asiakkuuteen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Avainapteekit Oy toimii apteekin ja koko Avainapteekitketjun
sähköisen avainasiakasviestintäjärjestelmän ylläpitäjänä. Avainapteekit Oy
toimii apteekin alihankkijana avainasiakasohjelman teknisen toteutuksen osalta ja on näin ollen tietosuojalainsäädännön tarkoittama henkilötietojen
käsittelijä.
Liittyessäsi avainasiakasohjelmaamme Avainapteekit Oy:n ylläpitämien internet-sivujen välityksellä, pyydämme sinulta suostumustasi
henkilötietojesi käsittelemiseksi. Kysymme samalla, saammeko lähettää sinulle
mainoksia sähköpostitse tai muulla tavalla. Voit peruuttaa nämä suostumukset henkilötietojesi käsittelemiseksi milloin tahansa.
Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi ja oikeutetun etumme perusteella tiedottaaksemme sinulle palveluistamme ja niihin liittyvistä ajankohtaisista asioista.
Apteekki säilyttää avainasiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen. Apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.
7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Avainasiakasrekisteriin kerätään seuraavia henkilötietoja
Liittyessäsi avainasiakkaaksi sinulta kerätään seuraavia henkilötietoja:Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero,
sähköpostiosoite.
Avainasiakasohjelmaan liittyvät tiedot: asiakasnumero, avainasiakasohjelman hyödyntämiseen liittyvät tiedot, tiedot koskien aiemmin ostamiasi
reseptivapaita lääkkeitä sekä mieltymyksiäsi niihin liittyen, tiedot koskien
antamiasi suostumuksia henkilötietojesi käsittelyyn.
8 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteröidyn allekirjoittama avainasiakassopimuslomake ja Avainapteekit
Oy:n ylläpitämän internetsovelluksen kautta tapahtuva liittyminen.
9 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Avainasiakasrekisterin tietojen säännönmukaista luovutusta ei tehdä. Tietojen luovutus tehdään tarvittaessa tarkan harkinnan varaisesti yrityksen toiminnan kannalta näin vaativissa tilanteissa esim. omistajan vaihdoksen yhteydessä.
Apteekki luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Apteekkia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Apteekkia luovuttamaan erikseen yksilöidyn
tiedon Apteekin hallussa olevasta tietokannasta.
10 TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE
Kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella.
11 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Manuaalinen aineisto: Avainasiakaslomakkeet säilytetään
apteekissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on kokonaan kielletty. Vain
erikseen nimetyt henkilöt pääsevät niihin käsiksi. Tiedot hävitetään apteekin
tietoturvaohjeen mukaisesti.
Digitaalinen aineisto: Digitaalinen aineisto säilytetään palveluntarjoajan tiloissa ja apteekin tiloissa. Aineisto on suojattu asianmukaisella ja ajantasaisella virustorjuntaohjelmalla ja palomuurilla. Avainapteekit Oy:n osalta kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Kaikki tietosi ovat suojattuja yleisesti hyväksyttyjen toimialastandardien mukaisesti, mutta tietojen siirtäminen internetin välityksellä ei valitettavasti ikinä ole täysin turvallista, joten emme voi taata siirtyneen tiedon eheyttä sadan prosentin varmuudella. Suojelemme kuitenkin järjestelmämme teknisin ja hallinnollisin menetelmin luvatonta käyttöä ja tietojen tuhoamista vastaan lähettämällä tietoja vain salatussa muodossa. Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi avainasiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä poistamme tietosi, elleivät lait ja säännökset nimenomaisesti vaadi meitä säilyttämään tietoja pidempään. 12 TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna Rekisterinpitäjälle, mieluiten selosteen mukaiselle Rekisterin yhteyshenkilölle tai Apteekin tietosuojavastaavalle.
Tarkistuspyynnön yhteydessä tulee varmistua tietoja kysyvän
henkilöllisyydestä ja tämä tapahtuu esittämällä henkilöllisyystodistus.
13 OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA
Rekisteröity voi milloin vain tarkistaa tai pyytää korjausta, päivitystä tai muutosta henkilötietoihinsa sekä vaatia niiden poistamista rekisteristämme. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä. Huomattava on kuitenkin,että osan henkilötiedoista poistaminen voi johtaa siihen, että avainasiakkuuden perusteella myönnettävät etuudet eivät enää ole käytettävissäsi.
Korjaamis- tai poistamispyynnön esittävän henkilöllisyydestä tulee varmistua. Henkilöllisyyden varmistaminen tapahtuu esittämällä henkilöllisyystodistus apteekissa.
Jos haluat pyytää tietojesi korjaamista, ole yhteydessä
tämän selosteen alussa mainittuun rekisteristä vastaavaan henkilöön.
14 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen tapaan, jolla olemme käsitelleet henkilötietoja, hän voi koska tahansa ottaa yhteyttä kansalliseen valvontaviranomaiseen (Suomessa tietosuojavaltuutettu, jonka
yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi) asian ratkaisemiseksi.
Avainasiakasohjelmaan voivat liittyä vain yli 18-vuotiaat täysivaltaiset henkilöt.
Avainasiakkaaksi liittymisen yhteydessä tarjoamme nähtäväksi tämän tietosuojaselosteen.
Pyydämme rekisteröityä huomioimaan, että saatamme joutua aika ajoin päivittämään tämän selosteen sisältöä informoimatta päivityksistä
rekisteröidyille henkilökohtaisesti.
www.kirkkonummenuusiapteekki.fi ja saatavilla apteekin henkilökunnalta.
Apteekki poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Apteekkia poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este.
Apteekki säilyttää avainasiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este.17 TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ
Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 26.1.2021